Yritys
Henkilövirtojen analysointi ja hallinta
Me autamme sinua palvelemaan paremmin!
JAS Partners on perustettu 2006. Olemme toimittaneet analytiikkajärjestelmiä palveluliiketoiminnalle vuodesta 2011.
Suomessa analytiikkajärjestelmiämme käytetään kiinteistöhallinnon ja lounasravintoloiden liiketoiminnan kannattavuuden mittaamiseen.
Ratkaisu
Henkilövirtojen analysointi ja hallinta
Kirjastojen, museoiden, kahviloiden, henkilöstöravintoloiden, toimistotilojen, uintihallien, palloiluhallien, liikuntatilojen, nuorisotilojen, senioritilojen ja yleisesti ottaen kaikenlaisten palvelutilojen käyttöastetta ja kävijätietoja pitäisi pystyä seuraamaan reaaliaikaisesti. Tämä on tärkeää, jotta tilojen käytöstä saataisiin todellista tietoa ja niiden toimintaa voitaisiin ohjata/suunnitella onnistuneesti. Tilojen kävijöiden riittävän tarkka laskeminen ja analysointi on kuitenkin mahdotonta ilman riittävän tarkkoja (99 % tarkkuus) sensoreita ja niihin liitettyjä monipuolisia analysointi- ja raportointijärjestelmiä.
Haaste
Käyttöasteen jatkuvan seurannan toteutus kustannustehokkaasti ja riittävällä tarkkuudella ei onnistu, jos käytetään ihmistyövoimaa laskentaan. Perinteisesti on käytetty manuaalisesti laskettuja otoksia, mutta ne eivät anna kokonaiskuvaa tilojen käyttöprofiileista ja se on liian satunnaista. Lisäksi laskennan tarkkuus on täysin riippuvainen laskijan motivaatiosta ja riittävän hyvin suunnitellusta laskentaprosessista. Yleensä aina tarvitaan pitkäaikaista tilastotietoa kiinteistön kävijämääristä, jotta voidaan oikealla tavalla varautua joko uusien tai tietyin väliajoin toistuvien tapahtumien/tilanteiden aikaansaamiin kävijäpiikkeihin. Historiallista vertailutietoa tilojen kävijämääristä tarvitaan lisäksi yleensä myös eri ympäristötilanteissa eli esimerkiksi eri vuodenaikoina, vallinneilla erilaisilla säätilanteilla, eri juhlapäivillä, eri teemoilla ja eri viikonpäivillä. Lisäksi laskennan erottelutiheys pitäisi olla jopa 1 minuutti, jotta erikoistilanteiden, kuten esimerkiksi tapahtumien, kävijämääriin voidaan tehokkaasti reagoida. Usein on tarpeellista pystyä luokittelemaan kävijöitä aikuisiin/lapsiin tai toisaalta myös miehiin/naisiin, jotka puolestaan kertovat tilojen ja tapahtumien kohdentamisen onnistumisesta, kävijäprofiileista tai uusista huomiointitarpeista. Tilojen ylläpito riittävällä tasolla edellyttää reaaliaikaista kävijämäärien laskentaa ja historiatietoa vastaavanlaisten tapahtumien vertailutiedoista. Turvallisuusnäkökohdat edellyttävät myös jatkuvaa tarkkaa tietoa siitä, kuinka paljon kävijöitä tilassa kullakin hetkellä on. Esimerkiksi tilojen kapasiteetin ylittyessä tulee olla selkeä prosessi siitä, miten pitää menetellä. Valvojien tulisi saada sähköposti ja tekstiviesti ylivuototilanteista ja heidät pitää etukäteen ohjeistaa oikeisiin menettelytapoihin näissä tilanteissa. Tiedolla johtaminen rikastamalla kävijätietoa kuten esimerkiksi energian- ja vedenkulutuksella, ilmanlaadulla, säätiedolla ja kustannustiedoilla pitäisi olla helposti mahdollista, koska niillä parannetaan kiinteistöjen käyttöä ja pienenennetään niiden käyttökustannuksia.
Ratkaisu
JAS Partnersin SaaS -ratkaisu VisitorXperience tuo tilojen käyttöasteen seurantaan automatisoidun vaihtoehdon. Seuranta tapahtuu yli 99 % tarkkuudella, joten syntyvää tilastoa voidaan käyttää luotettavien johtopäätösten tekoon. Helppokäyttöinen analytiikkaohjelmisto ja raportointityökalu mahdollistavat haluttujen tietojen nopean analysoinnin. Sekä reaaliaikainen tilanneseuranta että vuosien ajan kerätyn tilastotiedon hyväksikäyttö ovat molemmat tällä ratkaisulla helppo toteuttaa. Kokonaisratkaisu perustuu pilvipalveluun ja paikallisen lähiverkon kapasiteetin hyväksikäyttöön.
Hyödyt
Päätös budjettivarojen kohdentamisesta voidaan perustaa kerättyyn tilastolliseen tietoon ja todelliseen käyttöasteeseen. Kaikki kävijämääräanalyysit ovat helposti saatavilla erilaisiin raportteihin, joilla seurataan muutosten vaikutusta kävijämääriin. Kyseisillä raporteilla vakuutetaan organisaatioiden johtoryhmät investointien kannattavuuksista. Muun muassa myös ylläpitokustannuksia (siivous, lämmitys, muu ylläpito, asiakaspalveluresurssit, jne.) voidaan optimoida käyttöasteen mukaan. Henkilöstöresurssit voidaan kohdistaa myös oikealla tavalla oikeaan paikkaan ja oikea-aikaisesti. Tarvittaessa tilojen käyttöaste voidaan ennustaa hyvinkin tarkasti erikoistilanteissa, kuten esimerkiksi järjestetyissä tapahtumissa tai säännöllisissä ruuhkahuipuissa. Kävijät voidaan jaotella aikuisiin ja lapsiin, jotka antavat tarkemman kuvan tilojen käyttöprofiilista tai voidaan myös varmistaa tapahtumien kohdentamisen onnistuminen. Tämä jaottelu tapahtuu VisitorXperience ratkaisulla helposti. Usein halutaan myös päästä vertailemaan vuosien käytön aikana kertynyttä käyttäjähistoriaa, joka saattaa voimakkaasti riippua viikonpäivistä, kuukausista tai vuodenajoista.
Merkittävää on myös pystyä ennakoimaan historiatiedon perusteella sään tai lomien vaikutukset käyttöasteeseen ja sen aiheuttamaan lisäylläpitotarpeisiin. Tapahtumien suosiojakauma on helppo näyttää aikajanoilla ja varautuminen yleisöryntäyksiin historiatiedon perusteella tulee olemaan helppoa ja suunnitelmallista. Samalla tavalla pystytään myös välttymään liian suurilta resurssivarauksilta. Turvallisuusnäkökohdat huomioidaan tarkkailemalla reaaliaikaisesti tietoa siitä, kuinka paljon kävijöitä tilassa kullakin hetkellä on. Tilojen kapasiteetin lähestyessä ylärajaa lähetetään vastuuhenkilöille automaattinen sähköposti ja/tai tekstiviesti ja he toimivat ohjeistetulla tavalla estäen liiallisen sisäänpääsyn. Asiakkaita voidaan myös tiedottaa syntyvistä jonoista ja niihin kuluvista jonotusajoista, joka tietenkin nostaa asiakastyytyväisyyttä. Samalla saadaan myös suosituimmista laitteista tärkeätä jonotushistoriatietoa, jota voidaan käyttää hyväksi tilasuunnittelussa. VisitorXperience ohjelmistolla on hyvin avoimet ja helppokäyttöiset rajapinnat, joiden avulla kävijätiedosta saadaan paljon lisähyötyjä. Esimerkiksi tiedolla johtamisen tueksi rikastetaan kerättyä ja jalostettua kävijätietoa muun muassa energian- ja vedenkulutuksella, ilmanlaadulla, säätiedolla ja kiinteistön kustannustiedoilla parantaen kiinteistöjen käyttöä, käyttökokemusta ja pienentäen niiden käyttökustannuksia. Mielen kiintoisia hyväksikäyttömahdollisuuksia tarjoaa myös mahdollisuus keskimääräisen päiväkohtaisen oleskeluajan laskeminen.
Tuotteet
Käyttötapaus
Ulkoilualueen käyntien analysointi
Ulkoilualue on monipuolinen virkistysalue, jossa on lenkkipolkuja, uimaranta, sähkö- ja savusaunoja sekä mahdollisuus lähteä vaeltamaan. Savu- ja sähkösaunojen ruuhkien hallinta tarvitsi luotettavan tavan seurata saunojen täyttöastetta reaaliajassa. Ulkoilualueella on useita aktiviteetteja, joiden käyttäjien analysointi aktiviteetti kohtaisesti oli myös kiinnostavaa.
Saunojen sisäänkäynneille asennettiin VisitorXperience ulko- ja sisäsensorit, jotka laskevat sisään- ja ulosmenevän ihmisvirran 99 % tarkkuudella anonyymisti.
Lenkki- ja vaelluspolkujen varrelle asennettiin ulkosensorit, joilla erotellaan lenkille ja vaellukselle lähtevät henkilöt. Kerätyistä tiedoista muodostetaan erilaisia tilastoja, joista voidaan selvittää eri aktiviteettien käyttöastetta esim. minuutin, 15 min, 30 min, tunnin, päivän, viikon, kuukauden ja vuoden tasolla.
Kerättyjä tilastoja voidaan käyttää tehokkaasti päätöksen teossa budjettivaroja kohdistettaessa, eri aktiviteettien painoarvojen selvittämisessä, eri aktiviteettien sijoittelussa, saunojen aukioloaikojen optimoinnissa ja huoltohenkilöstön resurssoinnissa.
Kirjaston kävijämäärien seuranta
Kirjastot pystyvät seuraamaan lainattujen kirjojen määriä, mutta tänä päivänä kirjaston palvelut ovat paljon laajemmat. Kävijämäärien kattavaa seurantaa on vaikea tehdä manuaalisesti tai alkeellisilla mittauslaitteilla.
Kirjastoille ei tänä päivänä riitä enää ainoastaan kävijätiedon vuosittainen tilastointi, vaan tarpeet ovat menneet kohti reaaliaikaista tilastotiedon saamista. Lisäksi tieto lapsikävijämääristä auttaisi oman toiminnan ja resursoinnin kohdistamista. Sään vaikutusten ennakoiminen etukäteen auttaisivat suunnittelemaan resurssitarpeita. Lisäksi tapahtumien kävijämäärien tarkka ennakoiminen auttaisi varautumaan ruuhkahuippuihin oikealla tavalla. Kerätystä tiedosta muodostetaan tilasto, josta voidaan selvittää ko. tilan käyttöaste kulloisellakin hetkellä jopa 15 minuutin tarkkuudella.
Kävijöistä haluttiin erotella aikuiset ja lapset, jotta: • Pystytään varmistumaan tapahtumien kohdistumisen onnistumisesta Lapsi/aikuinen kunta-asiakkaiden suhteelliset kävijämäärät • Budjettiin, tarvittavien investointien tekemiseksi, saadaan perustelujen tueksi välttämätön tarkempi ja todellinen kävijäprofiilitieto määrällisen tiedon lisäksi. • Hälytystilanteet kävijämäärien ylitystapauksissa
Tietoa halutaan myös verrata toiseen ajankohtaan tai esimerkiksi saman tyyppiseen aikaisempaan tapahtumaan: • Vuosivertailut; sisään tulleet/täyttöaste • Kuukausivertailut; sisään tulleet/täyttöaste • Päivävertailut; sisään tulleet/täyttöaste • Tapahtumavertailut; sisään tulleet/täyttöaste • Sään vaikutus; sisään tulleet/täyttöaste Kävijämäärän on-line seuranta tarvittavan palvelutason ylläpitämiseksi, erityisesti poikkeustilanteissa, kuten esimerkiksi tapahtumissa, on hyvin tärkeää sujuvan toiminnan kannalta. Kerättyä tilastoa voidaan käyttää tehokkaasti päätöksen teossa; kun investointeja kohdistetaan, henkilöstöresurssien oikea-aikaisessa kohdistamisessa, tilojen käyttöasteen raportoinnissa ja tilojen käytön tulevaisuuden suunnittelussa.
Urheiluhallit ja tekojääradat
Palloiluhallien ja liikuntasalien todellisten käyttäjämäärien seuranta asettaa haasteita tilojen ylläpitäjille. Urheiluseuroille vuokratut tilat asettavat omat haasteensa, sillä seurat eivät tee tarkkoja harjoituksiin tai peleihin osallistuvien urheilijoiden laskentaa. Kävijämäärien kattavaa seurantaa on vaikea tehdä manuaalisesti tai alkeellisilla mittauslaitteilla.
Yleensä suosituimmat sisäliikuntalajit ovat pallopelit ja uintiharrastukset, mutta hyötyjä käyttäjien seurannasta saadaan kaikissa sisäliikuntapaikoissa. Uimahalleissa voidaan jo nyt seurata kävijöitä, koska kaikki uintiasiakkaat lunastavat pukukaapin ja rekisteröityvät kävijöiksi. Sen sijaan kaikki uimalajeihin liittyvät urheilukilpailut, yleisötapahtumat tai ei uivat vierailijat yleisesti eivät vaadi rekisteröitymistä ja näiden kävijämäärien analysointi ilman kehittynyttä järjestelmää on jokseenkin mahdotonta. Tyypillisiä potentiaalisia overflow -tilanteita ovat esimerkiksi nuorison uintikilpailut, jossa uimareiden vanhemmat ja lähisukulaiset haluavat olla mukana. Pallopelihalleissa ei yleensä tänä päivänä ole minkäänlaista kävijämäärien tarkkaa seurantaa ja se johtaa helposti joko yli tai alimitoitettuun ylläpitoon. Kokonaiskävijämäärätiedoista tiedetään: • Pukukoppien ja suihkutilojen käyttöasteet • Suosituimmat pallopelitilat ja niiden käyttöasteet • Saniteettitilojen ylläpitotarpeet • Pelihallien kulumisen ennakoiminen ja siihen budjeteissa varautuminen • Hälytystilanteet kävijämäärien ylitystapauksissa
Tietoa halutaan myös verrata toiseen ajankohtaan tai saman tyyppisiin muihin urheilutapahtumiin: • Vuosivertailut; sisään tulleet/täyttöaste • Kuukausivertailut; sisään tulleet/täyttöaste • Päivävertailut; sisään tulleet/täyttöaste • Tapahtumavertailut; sisään tulleet/täyttöaste • Sään vaikutus; sisään tulleet/täyttöaste
Kerättyä tilastoa voidaan käyttää tehokkaasti päätöksen teossa budjettivaroja kohdistettaessa, henkilöstöresurssien oikea-aikaisessa käytössä, tilojen käyttöasteen raportoinnissa ja tilojen käytön tulevaisuuden suunnittelussa. Tekojääratojen käyttäjämäärien seurannassa sensorit voidaan asentaa ulos. Tekojääradan kulumista voidaan myös mitata käyttäjämäärinä ja käyttötunteina.
Maauimalat
Kesäiset maauimalat ovat erittäin suosittuja. Ruuhkien hallinta tarvitsee monissa paikoissa usealle sisäänkäynnille luotettavia sensoreita, jotta voidaan laskea uimalan täyttöastetta reaaliajassa. Pelkät lippuohjelmistot eivät mahdollista reaaliaikaista ruuhkien hallintaa. Lippuohjelmistojen analysointi ja integrointi toiminnallisuus on myös rajoittunutta. Maauimaloiden veden- ja energian kulutus on suurta. On tarvetta verrata energian ja veden kulutusta maauimaloiden kävijämääriin.
VisitorXperience ohjelmistoon on mahdollista tuoda ulkoisista lähteistä tietoja, tässä tapauksessa energia- ja veden kulutus tietoja, analysoitavaksi yhdessä kävijämäärien kanssa.
Kerättyjä tilastoja voidaan käyttää tehokkaasti päätöksen teossa, kun tehdään energian- ja veden kulutukseen kohdistuvia rajoituksia ja säästöjä.
